Den gode forberedelse er surdejen i en vellykket og succesfuld proces og opgaveløsning som Facilitator og proceskonsulent (herefter Facilitator). Forberedelsen er - hvad salt er i et hvert godt og gedigent køkken. Det handler om orkestreringen af det indre kunstværk, som forudsætning for at skabe et ydre kunstværk.
Først og fremmest, hvis du ønsker inspiration og indblik i den del af facilitatorens forberedelse, som du ikke lærer om ret mange steder og ikke finder i de gængse bøger på området - og slet ikke finder på hverken Googles side 1, 2 eller 3.
Det handler om surdejen i forberedelsen; det "usynlige" arbejde; Orkestreringen af factatorens indre kunstværk, at stemme det egentlige instrument - det som hjælper dig til at skifte gear som facilitator og bidrager til, at dine processer med dine kunder "lyder" som Beethovens 9. Symfoni, og skabe en atmosfære og miljømæssig hygiejne i rummet, der minder om en følelse af ordløs magi - og endelig hjælper med at dine kunder eller din organisation rykker til nye dybder og højder af deres fællesskab og performance.
Den gode forberedelse hviler på to vinger. Den ene vinge handler om den primære og formelle forberedelse. Facilitatorens rugbrødsarbejde i forberedelsen. Håndværket - søm og skruer kunne man sige. Det er den del af forberedelsen du kan læse om i faglitteraturen eller måske har du fået den ind med "modermælken" som junior konsulent. Nu om dage kan du google dig frem til den.
Men ligesom fuglen har brug for begge sine vinger for at flyve yndefuldt og med styrke, har facilitatoren også brug for to vinger i sin forberedelse. Den ene vinge repræsenterer den primære og formelle forberedelse og den anden vinge repræsenterer facilitatorens indre kunstværk - det egentlige instrument - som i sin essens handler om kapaciteten og kvaliteten af dit nærvær og det indre sted du opererer fra som facilitator. Det er ikke udtrykt mere smukt og klart end af Bill O’Brien, tidligere CEO of the Hannover Insurance Company:
"Succesen af intervention afhænger af det indre sted hvorfra interventionen kommer, hos den der intervenerer".(1)
Facilitatoren har altså dermed behov for begge vinger, for at kunne jonglere brillant og hjælpe sine kunder med at skabe ekstraordinære resultater.
Denne vitale kvalitet, facilitatoren indre kunstværk og egentlige instrument har jeg i et tidligere blogindlæg skrevet om "Når Proceskonsulenter river sig i håret" (2). Men her i nærværende blogindlæg kommer du med helt ind i maskinrummet, hvor jeg deler min egen konkrete og praktiske måde, at stemme, fin tune og fyre op under "det indre sted at operere fra som facilitator". Denne del af forberedelsen kalder jeg den uformelle, men ikke desto mindre essentielle og vitale del af facilitatorens forberedelse.
Den indre bevidsthedstilstand hvorfra du operer, afgør hvorledes du er kalibreret i forhold til selve den måde du intervenere på. Altså "det indre sted at operere fra som facilitator".
Lad mig lige drage essensen frem fra det tidligere indlæg, hvor jeg skrev om det (altså, hvis du ikke lige fik det læst). Det kommer her:
"Kalibreringen af 'det indre sted at operere fra som facilitator' handler om klarhed over det altoverskyggende formål med hvorfor du er facilitator og hvad dit altoverskyggende bidrag er. Det handler videre om din kapacitet til at forbinde dig med de mennesker der udgør den gruppe du faciliterer og heri din evne til at lytte dybtgående og udvise ægte empati. Dertil, at du har en indre kapacitet til at balancere mellem dine styrker - såvel faglige som personlige kompetencer (det du succesfuldt mestre) og din sårbarhed (eks. tvivl) og samtidig kan håndterer alt det emotionelle og psykiske materiale, der strømmer mellem dig og deltagerne og evner at justerer din adfærd og intervention til gavn for processen, deltagerne og udbyttet (Det handler om resiliens og et indre bæredygtigt komposterings-system). Endelig handler det om, at kunne benytte stilheden og pausen – at være vågen overfor- og gribe kunstpausen". (3)
De erfarne facilitatorer og forfatterne til den danske grundbog i faciliteirng "velfungerende grupper og teams", Michael Stig Ørbech og Lars Borgmann har introduceret et begreb og en facilitator dyd, som de kalder "det refleksive øje". "Det refleksive øje" er integreret ind i den udvidelse de to herre har begået af de klassiske 5R modellen (Strandgaard 1999) med et ekstra R til deres egen 6R model (5R modellen er et forberedelses og analyse værktøj til brug primært i det jeg kalder for den formelle del af forberedelsen). Hvor 5R modellens grundelementer benyttes i forberedelsen til skabe klarhed over retning, rammer, regler, roller og relationer benyttes 6R modellens "det refleksive øje" i højere grad, i øjeblikket midt på gulvet i processen, hav enten det drejer som et møde, et seminar, workshop, temadag eller en lang række af procesdage som led i et længere forløb. "Det refleksive øje" er en form for årvågen opmærksomhed, som er essentiel for facilitatoren (Ørbech og Borgmann). De to herre udtrykker det således:
"Samtidig med at facilitatoren er på i gruppen, bevarer faciitatoren en sideløbende årvågenhed. Vi plejer, at bruge den vise ugle som metafor for denne årvågenhed . Facilitatoren cirkler om og er årvågen over for ét grundlæggende spørgsmål: hvad er der brug for i processen nu?" (4).
"Det refleksive øjes" årvågenhed er en form kvartetkvalitet i- eller fire strenget opmærksomhedsniveau, idet man har opmærksomheden rettet på 1) procesdesign 2) gruppe dynamikken 3) sig selv som facilitator og 4) selve øjeblikket / procesbevidsthed.
Ørbech og Borgmann mener, at det refleksive øje er en forudsætning for at alle de øvrige 5 R´er bliver håndteret bevidst og professionelt. Og dermed er det refleksive øje essentielt for facilitatoren som de argumenterer for.
"Det refleksive øje" er en forudsætning at mestre den kunstart Barnett Pearce kalder Øjebliks facilitering (5), som kalder på at facilitatoren orkestrerer sit indre kunstværk - det egentlige instrument, som jo er kernen i dette indlæg.
Men hverken øjebliks facilitering eller det refleksive øje vokser ud som hår og skæg - det gør ikke sig selv, blot fordi man ved, at det er vigtigt. Det er denne kalibrering jeg beskrev ovenfor, som er gearskiftet i bevidstheden som facilitator. Og, det er forberedelsen af hvordan du stemmer, fin tuner og fyrer op under denne kvalitet - altså orkestrerer det indre kunstværk som facilitator, således at den er fuldt aktiveret og dermed online, når du står sårbar og nøgen dér midt på gulvet og skal mestre kunsten "facilitation on the moment on the floor".
Lad mig give et eksempel fra min egen erfaring for at illustrere. Det handler om en proces jeg havde med en gruppe på omkring 50 mennesker fra en offentlig organisation. Eksempelet jeg vil dele med dig, stammer fra en procesdag undervejs i et 9 måneder langt forløb omkring en forandringsproces.
Jeg havde til dagen lavet et procesdesign der skulle hjælpe gruppen videre i den proces vi var i gang med. Ikke langt inde i dagen mærkede jeg en lidt trykket og anspændt stemning, øjne der flakkede og som vidnede om fravær og rastløshed i gruppen. Jeg fik selv et let pres i maven og en snigende tvivl. En tvivl på, om det vi havde gang, var det gruppen havde behov for. Jeg sagde til gruppen, at der var nogle observationer jeg gerne ville dele med dem (dem jeg lige har nævnt ovenfor), hvad jeg selv mærkede i min egen krop og min tvivl og at jeg var ret sikker på, at det jeg havde planlagt (procesdesign) ikke var det de havde brug for. Jeg sagde derpå til dem, at jeg havde behov at tænke mig om i alenehed ift. hvad der er brug for og inviterede dem til at gøre det samme. Jeg lavede her en time out på 15 min og gik mig en lille tur. Medarbejderne blev sat til at reflektere over hvad de havde brug for / hvad processen kaldte på og det samme gjorde ledelsen (opdragsgiver). Inden jeg gik, aftalte jeg med ledelsen og to repræsentanter fra styregruppen, at jeg gerne ville vende situationen med dem, inden dialog og refleksion i den store gruppe.
Tilbage i gruppen efter de 15 minutter....
Via en fælles dialogproces fik vi i fællesskab identificeret hvad der var brug for og jeg improviserede et nyt procesdesign, der satte retning og fokus for resten af dagen mhp. at skabe værdi og effekt for processen. Der var stor tilfredshed i gruppen for denne håndtering og ændring.
Da jeg mindre end en uge efter mødte op til møde i styregruppen for forløbet (medarbejder repræsentanter, lederne og jeg) mødte jeg nogle af medarbejderne som udtrykte stor tilfreds med min indgriben i processen den dag, som de sagde "vi følte virkelig du så os, det var en virkelig stor hjælp".
Gad vide hvordan det var gået, hvis jeg dels ikke havde taget mine observationer alvorligt, ignoreret og undertrykt mine egen tanke og følelser, og især min tvivl (min sårbarhed) - og i særdeleshed ikke havde delagtiggjort dem overfor gruppen. For ikke at glemme, manglende mod til at være sårbar (min tvivl) og modet til at tage en time out? Det kan vi naturligvis kun gisne om. Men, jeg håber du er med på pointen.
Lad os bevæge os videre...
Og om kuren, vejen eller nøglen (kært barn har mange navne) til det gearskifte og den kalibrering jeg taler om, skrev jeg i det før omtalte indlæg følgende...
"Dette gearskifte handler ikke om flere facilitator værktøjer og smart facilitator gear. Nej, det handler om mennesket ’bag’ facilitatoren – dig som menneske. Et kultiveringsarbejde som frembringer selvindsigt og selverkendelse. Ingredienserne er, udforskning af det altoverskyggende formål med dit facilitator virke, "THE BIG WHY", indre bevidsthedsarbejde med den "biografiske rendegraver" udforskning af dine grundlæggende antagelser og overbevisninger, mentale modeller, dine kerneværdier og livsprincipper, empatisk og etisk forfinelse, værens- og nærværs praksis. Og ikke mindst, læssevis af feedback fra en skarp "rotte" i faget, med afsæt i her- og nu observationer fra din praksis, når du er i ilden som facilitator (du ved, ligesom en flue på væggen)." (6)
Men, selv om du har gjort al dette kultiveringsarbejde, er der ingen garanti for, at det spiller og at du mestrer kunsten i øjeblikket dér mit på gulvet i processen med gruppen. Vi kender alle til, at se store performere indenfor en hver form for kunstart floppe totalt, selvom både form, den rette træningsmængde, den håndværksmæssige beherskelse og den formelle forberedelse er i top. Men, de fleste store performere har en praksis for den indre og uformelle del af forberedelsen - at orkestrerer deres indre kunstværk.
Lad mig give et konkret eksempel fra min egen praksis. På et tidspunkt virkede jeg som mental coach for en professionel bokser. Sammen med hans træner tog vi af sted dagen før til den by hvor han skulle bokse, dels for alt det officielle med indvejning, pressen ect. og dels for at have ro og tid til forberedelse. En del af denne forberedelse gik på den "uformelle" del af forberedelsen. Den formelle del med den rette opvarmning og taktik tog træneren sig af. Jeg tog mig af den "uformelle" del af forberedelsen. Vi kørte fire af sådanne sessioner (to dagen før kampen og to på kampdagen - en om formiddagen og en lige op til kampen ude i omklædningsrummet.
Sessionerne havde følgende processer:
1) Coaching samtale, visualisering og kropsforankring med fokus på hans altoverskyggende formål med art han er professionel bokser og hvad han stiler efter af udrette.
2) Coaching samtale, visualisering og kropsforankring med fokus på hans mest fremragende boksekamp med udforskning og identificering af hans succesmønster (slag, bevægelser, indre fokus og stemning, forberedelse og relationen mellem ham og træneren op til og under kampen ect...). Hensigten er at identificere en righoldig detaljemænge, herunder også fysiske og sansemæssige detaljer fra der hvor den fremragende kamp blev bokset.
3) Coaching samtale, visualisering og kropsforankring med fokus på udforskning og identificering af hans aller dårligste kamp. Her arbejde vi med en særlig kropsforankrende intervention, der har til hensigt at hæmme dette mønster.
Dagen før om aftenen kørte vi desuden en session med fokus på at gennemspille (visualisere) den forestående kamp med fokus på at bringe hans succesmønster i spil. Og her opstod der noget pudsigt. kort inde i 1. runde afbrød han pludselig visualiseringen "Må, jeg lige sige noget?" (det var første gang vi skulle lave en sådan visualisering med fokus på at gennemspille en hel kamp). Jeg blev lidt usikker på, om han ville stoppe det, fordi han syntes det var lidt mærkeligt, men det var noget helt andet og noget overraskende han havde på hjertet. Nå, jeg sagde til ham, "Ja ja, naturligvis vi stopper (fryser) bare lige processen" så sagde han "kampen er slut, jeg har slået ham ud - så hvad gør vi så?" (der var gået 42 sekunder). Jeg blev lidt paf og spurgte lidt til hvordan? og om kamplederen også havde talt til 10? "ja ja, jeg ramte ham med et dybt slag ved leveren" Nå, men jeg svarede ham, at vi køre processen færdig med fokus på at kalibrere (Jeg havde tidligere forklaret ham hvad det betød).
Du er nok nysgerrig på hvordan det gik? Lad mig blot afslører det inden vi går videre og i dybden med facilitatorens indre og "uformelle" forberedelse med at orkestrerer det indre kunstværk - det egentlige instrument.
Jeg var en del af teamet i ringhjørnet, som bestod af træneren, en assistent og så mig. Kampen gik i gang og vi er ikke langt inde i 1. omgang før det det næsten magiske sker, min bokseklient rammer modstanderen et hårdt og dybt stød ved leveren og han synker sammen og må til tælling. Kamplederen tæller til 1,2,3......10 og vinker kampen slut. Der var gået 40 sekunder.
Der var selvfølelig hverken tale om magi, tryllestøv eller heksekunst, men blot en succesfuld kalibrering af hans succesmønster som han evnede at eksekvere 100%. Men, det er samtidig også et vidnesbyrd om hvilken kolossal forskel og betydning den indre og "uformelle" forberedelse har af potentiale, for high performance.
Lad mig tage dig med til et andet eksempel, som er fra MIT forskeren Otto Scharmer, der peger i samme retning om betydningen af at stemme det egentlige instrument - at orkestrerer det indre kunstværk. I forbindelse med, at han skulle faciliterer et seminar sammen med en anden facilitator, Beth Jandernoa, bed han mærke i hendes forbløffende evne til at skabe dyb kontakt til deltagerne. Han udtrykker det således...
"Af alle de facilitatorer, jeg har kendt, er hun nok den, der bedst kan stå foran en gruppe og selvom hun tilsyneladende ikke gør noget, skaber hun en øjeblikkelig hjerte til hjerte-kontakt med alle, de er tilstede. Normale mennesker som jeg, skal arbejde hårdt, og det tager mig mindst to eller tre dage at nå frem til sådanne tætte relationer. Men Beth rejser sig simpelthen, ser på publikum, smiler med øjnene og med hjertet, og i løbet af nogle få øjeblikke har hun alle i sine hule hånd." (7)
Den forbløffede Scharmer spurgte engang Beth lige ud "Hvordan gør du?" "Det er ganske enkelt" svarede hun...
"Før jeg går op til podiet, aktiverer jeg det, jeg har lært mig i over tredive år: at åbne mit hjerte og bevidst sende betingelsesløs kærlighed ud til alle i lokalet. Det skaber et flet af kærlighed, der omfatter alle. Over en mangeårig periode har jeg mødtes med en gruppe kvinder, der kalder sig The Circle of Seven. Den har hjulpet mig til at uddybe min evne til nærvær". (8)
Lad os nu bevæge os videre til hvordan jeg "uformelt" forbereder mig som facilitator og dermed fin tuner, stemmer og fyrer op under mit egentlig instrument i bestræbelserne med at orkestrerer mit indre kunstværk - det indre sted hvorfra jeg operer - og dermed kalibrere alle facetter, for at mestre facilitering på det højeste niveau jeg evner.
Jeg dedikere som regel tid til denne "uformelle" forberedelse aftenen før jeg skal "på" og som regel også på selve dagen.
Som Otto Scharmers kollega Joseph Jaworski poientere omkring hans arbejdet med dybtgående lytteinterview som led i hans processer med skabe radikale forandringer "Den vigtigste time i interviewet er timen, før det begynder" (9).
Min uformelle forberedelse - altså med at fin stemme mit egentlige instrument og orkestrerer mit indre kunstværk foregår således...
Sætter mig godt til rette i en stol – komfortabelt uden at døse hen. tager et par dybe åndedrag og lade derefter åndedrættet finde et naturligt lejde. Herfra flytter jeg blødt min opmærksomhed og fokus til hjertet. Sidder her en stund med min opmærksomhed hvilende ved hjertet.
1) Sidder lidt i stilhed og visualiserer mit formål med mit virke (Min altoverskyggende INTENTION og mit altoverskyggende FORMÅL med hvad jeg vil skabe, give og bidrage med til mine kunder og menneskeheden - altså THE BIG WHY). Afspænder så godt jeg kan og hengiver mig ind i processen og lader mit hjerte blive fyldt op af de følelser der knytter sig til. Lader fokus og følelser synke ind.
Herfra videre til...
2) Fokuserer ind på og visualiserer formålet med opgaven og det udbytte jeg og kunden (opdragsgiver + deltagerne) sigter efter og i fællesskab ønsker at opnå. Det udbytte de længes efter at høste og hvad det vil betyde for dem at opnå. Og lader tilfredsstillelsen og de følelser der knytter sig til realiseringen af udbyttet, synke ind i mit hjerte.
Nu tuner jeg ind på deltagerne...
3) Med let fokuseret opmærksomhed på hjertet, søger jeg at forbinde mig med deltagerne og mærke forbundetheden til dem i hjertet. Og desuden lader alle de eventuelle holdninger og antagelser jeg har om deltagerne og organisationen træde tydeligt frem for derefter lade dem opløse sig i hjertet.
I forbundetheden søger jeg at lytte og sanse mig ind på....
4) Fokusere ind på og visualisere den lokation vi skal være på, gennem dagen og processen - og mærker det igen i hjertet.
Drejer nu fokus i retning af...
5) Fokuserer ind på de samlede gaver(ressourcer, færdigheder, evner, kompetencer og potentialer) jeg besidder og som jeg kan bidrage med til deltagerne, for at vi lykkes i fællesskab. Og herefter videre til min egen dybeste sårbarhed ift. opgaven. Og lader det få plads i hjertet - omfavner sårbarheden med venlighed.
Og nu, en lille drejning af kompasnålen...
6) Nu fokusere jeg ind på lige præcis de områder af min stil som facilitator, der i netop denne opgave er behov for, som forudsætning for en vellykket proces og udbytte. Det være sig min grundholdning (autoritet og energi ect.) indstilling og attitude, kropssprog og kommunikation samt specifik facilitator faglighed.
Og så drejer jeg kompasnålen en sidste gang...
7) Tuner ind påskønnelse og taknemmelighed overfor alle de mennesker jeg har lært fra. Alle de giganter jeg står på skuldrene af. Og, hengiver mig ind i at føle taknemmeligheden i hjertet.
Og, det er ikke en 7 trins model for den succesfulde forberedelse. Det er blot sådan jeg gør og det fungerer super godt for mig.
Jeg håber min proces med den "uformelle" forberedelse vil tjene som inspiration til at du finder din egen unikke måde at fin tune, stemme og fyre op under dit egentlige instrument og orkestrerer dit indre kunstværk "det indre sted du operere fra som facilitator" og dermed kalibrere dine forudsætninger for fremragende facilitator kunst.
/ Kilder
1) Teori U (s. 15) Otto Scharmer, Ankerhus forlag 2011
2) Blog "Når proceskonsulenter river sig i håret" http://www.bensaidvincent.dk/blog/3-nar-proceskonsulenter-river-sig-i-haret
3) Blog "Når proceskonsulenter river sig i håret" http://www.bensaidvincent.dk/blog/3-nar-proceskonsulenter-river-sig-i-haret
4) Velfungerende gruppe og Teams (s. 68 ff) Michael Stig Ørbech og Lars Borgmann, Hans Reitzel 2013
5) Anerkendende procesøvelser (s. 30 ff) Pia Halkier Bjerring og Annika Lindén, Dansk Psykologisk forlag, 2010
6) Blog "Når proceskonsulenter river sig i håret" http://www.bensaidvincent.dk/blog/3-nar-proceskonsulenter-river-sig-i-haret
7) Teori U (s. 153) Otto Scharmer, Ankerhus forlag 2011
8) Teori U (s. 153) Otto Scharmer, Ankerhus forlag 2011
9) Teori U (s. 415) Otto Scharmer, Ankerhus forlag 2011